Hulp & uitleg

Werkbon aanmaken

Een werkbon is één klus: wie, waar, hoe lang en met hoeveel man. Alles begint in de pot.

Stap voor stap

1. Log in en ga naar de Pot (het eerste scherm).
2. Klik op Nieuwe werkbon — het formulier klapt open.
3. Vul in: WB-nummer (bijv. 2026-0912), bedrijf/klant en plaats.
4. Vul de duur in (uren of dagen) en het aantal man.
5. Kies de kwaliteiten die nodig zijn (bijv. Hekwerk, Elektro) — je kunt er meerdere aanvinken. Zo weet de planner wie de klus kan doen.
6. Wil je de klus in een bepaalde week? Vul dan bij gewenste week het weeknummer in (bijv. 36).
7. Vink eventueel materiaal besteld of spoedklus aan.
8. Klik Werkbon toevoegen — het kaartje ligt nu in de pot.

Automatisch inplannen

PlanWinst verdeelt alle werkbonnen uit de pot slim over je team: reistijd, uren, vrije dagen en specialismen zitten er al in.

Zo werkt het

1. Zet alle klussen in de pot (zie 'Werkbon aanmaken').
2. Ga naar Planning (het planbord).
3. Klik op Inplannen (of 'Plan alles').
4. PlanWinst vult de dagen één voor één: eerst zo vol mogelijk, dan de volgende dag.

Wat de planner zelf regelt

• Max uren per dag — niemand krijgt meer dan de werkdag (standaard 8 uur).
• Reistijd — vertrektijd wordt automatisch berekend.
• Kwaliteiten — een klus gaat naar iemand die alle benodigde kwaliteiten heeft; een allrounder kan dus meer klussen.
• Vrije dagen — medewerkers met vrij worden overgeslagen.
• Gewenste week — klussen met een vaste week komen alleen in die week.

Het planbord gebruiken

Het planbord toont je hele week in één oogopslag: elke kolom is een dag, elke rij een medewerker.

Slepen & verplaatsen

• Sleep een kaartje naar een andere dag of medewerker om de planning aan te passen.
• Klik op een dag-kop voor een dagsamenvatting: wie werkt er, wie pikt wie op, met kilometers en tijden.
• Klik op een kaartje voor acties: status zetten, bewerken of terug naar de pot.

Vastzetten

Een vastgezet kaartje (groen) blijft op zijn plek — de automatische planner verschuift het nooit meer. Handig voor afspraken die al aan de klant zijn bevestigd.

Vrije dagen op het bord

Klik op de ✕ naast een dag of medewerker om vrije uren in te stellen (bijv. 10:00-14:00). De planner houdt hier automatisch rekening mee.

Status van je monteurs, live

Zodra een monteur in de app onderweg → bezig → klaar zet, zie je dat meteen op zijn kaartje: een oranje rand bij onderweg/bezig, groen en gedimd bij klaar. Het bord ververst elke minuut vanzelf — jij hoeft niets te doen.

Afspraken & week-slot

Met de knop Afspraak zet je een vergadering of oplevering op het bord (sleepbaar, bewerkbaar met een klik). En met het oog-icoon boven een week zet je die week op slot — dan kan er niets meer in wijzigen.

Werknemer een account geven

Elke medewerker kan een eigen inlog krijgen voor de medewerkers-app, waarmee hij/zij op de telefoon de eigen planning ziet.

Stap voor stap

1. Ga naar Beheer in de planningomgeving.
2. Zoek de medewerker in de lijst (of voeg hem/haar eerst toe met naam, woonplaats, kwaliteiten en werkdagen).
3. Klik op Bewerken om later iets aan te passen — of op App-account maken voor de inlog.
4. Kies een login-naam (bijv. 'sander') en een wachtwoord.
5. Deel de inloggegevens met de medewerker — zie ook 'De app op je telefoon zetten' hieronder.

Wat de medewerker dan kan

• Eigen planning zien (dag, week of maand)
• Navigeren naar de klus via Google Maps
• De klant bellen
• Vrij aanvragen
• Status doorgeven: onderweg, bezig, klaar

De app op je telefoon zetten

PlanWinst is een webapp: je hoeft niets te downloaden. Met twee stappen zet je hem als icoon op het beginscherm, zodat hij aanvoelt als een echte app.

Op de iPhone (Safari)

1. Open planwinst.nl/app in Safari.
2. Log in met de accountgegevens van de medewerker.
3. Tik op het Deel-icoon (vierkant met pijl omhoog, onderin).
4. Tik op 'Zet op beginscherm'.
5. Tik op 'Voeg toe' — klaar, het icoon staat op je beginscherm.

Op Android (Chrome)

1. Open planwinst.nl/app in Chrome.
2. Log in met de accountgegevens van de medewerker.
3. Tik rechtsboven op het ⋮-menu (drie puntjes).
4. Tik op 'Toevoegen aan startscherm' (of 'Installeren').
5. Bevestig — klaar, het icoon staat op je beginscherm.

Vrije dagen & verlof

Medewerkers kunnen zelf vrij aanvragen via de app. Jij keurt goed of af, en de planner houdt er direct rekening mee.

Hoe de medewerker het doet

1. Open de app en ga naar Vrij aanvragen.
2. Kies de datum (of een periode van/tot).
3. Kies de tijden: hele dag, ochtend, middag, 2 uur — of zelf van/tot.
4. Vul eventueel een reden in en verstuur de aanvraag.

Hoe jij het goedkeurt

1. Ga naar Beheer → sectie Vrij-aanvragen.
2. Bekijk de openstaande aanvragen.
3. Klik Goedkeuren of Afwijzen.

Goedgekeurde aanvragen worden automatisch als vrije uren in de planning gezet — de planner plant die medewerker dan niet in.

Van tevoren aanvragen

Je bedrijf kan instellen dat vrij aanvragen minimaal een aantal dagen van tevoren moet (bijv. 14 dagen). In Beheer staat dan: 'Vrij aanvragen minimaal [x] dagen van tevoren'. De app toont de vroegste datum en weigert aanvragen die te laat binnenkomen. Staat er 0, dan is er geen limiet.

Spoedklussen

Sommige klussen moeten er gewoon snel uit. Daarvoor is de spoedklus.

Zo maak je een spoedklus

• Bij het aanmaken van een werkbon vink je ⚡ Spoedklus aan.
• Je kunt ook een bestaande bon bewerken en spoed aanvinken.

Wat spoed doet

• Het kaartje krijgt een rode rand in de pot en op het planbord.
• Bij automatisch inplannen krijgt de spoedklus voorrang — hij wordt als eerste geplaatst.
• In de pot staat de spoedklus bovenaan, met een ⚡-badge.

Reistijd & vertrek

PlanWinst berekent reistijden tussen woonplaats en klus, zodat je medewerkers op tijd beginnen.

Zo werkt het

• Elke medewerker heeft een woonplaats (in te stellen in Beheer).
• De planner berekent de reistijd van huis naar de klus (en tussen klussen onderling).
• De vertrektijd wordt automatisch bepaald: werkdag-start minus reistijd.

Vanaf huis of vanaf de zaak

Sommige monteurs vertrekken liever vanaf de zaak (om spullen op te halen). Dat stel je per medewerker in:

1. Ga naar Beheer → medewerkers.
2. Zet de schuif 'Vanaf de zaak' aan bij de betreffende monteur (of voor iedereen tegelijk met de hoofdschakelaar).

Vul hiervoor in de werkdag-instellingen het adres van de zaak in — dan rekent de planner vanaf daar.

Rapportages bekijken

In Rapportages zie je precies hoeveel uren er zijn gemaakt, per medewerker en per klant.

Wat je er ziet

• KPI's bovenaan: totaal aantal uren, klussen en klanten in de gekozen periode.
• Uren per medewerker: wie heeft hoeveel uren gemaakt, en hoeveel daarvan is afgerond.
• Uren per klant: hoeveel uren per klant, met de status van elke klus.

Periode kiezen

Bovenaan kies je deze week (standaard), deze maand of alles. Handig voor de urenadministratie aan het einde van de maand.

Wachtwoord vergeten

Geen paniek — je krijgt weer toegang.

Voor de planner (bedrijfseigenaar)

1. Ga naar het inlogscherm en klik op 'Wachtwoord vergeten?'.
2. Vul het e-mailadres in waarmee je bent geregistreerd.
3. Je ontvangt een e-mail met een reset-link (2 uur geldig).
4. Klik op de link en kies je nieuwe wachtwoord.
5. Log in met je nieuwe wachtwoord.

Voor medewerkers (app)

Vraag de planner van je bedrijf om je app-wachtwoord opnieuw in te stellen. Dat doet hij/zij in Beheer bij jouw medewerkersprofiel.

Voertuigen & kentekens

Per medewerker kun je vastleggen welk voertuig hij/zij gebruikt. Dat is handig voor de dagsamenvatting: de planner weet dan wie er met de bus naar de klus gaat en wie er meerijdt.

Voertuig toevoegen of wijzigen

1. Ga naar Beheer → Medewerkers.
2. Kies de medewerker (of voeg hem/haar eerst toe).
3. Vul bij Voertuig het type of kenteken in, bijv. 'Bus 1' of '13-LKS-2'.
4. Sla op — klaar.

Waar zie je het terug?

• In de dagsamenvatting (klik op een dag op het planbord): de planner rekent uit wie de chauffeur is en wie wordt opgehaald.
• In de medewerkers-app: je ziet met welk voertuig je op pad gaat.

Je pakket wijzigen

Je begint klein en groeit later door? Geen probleem — je pakket pas je zelf aan.

Zo wijzig je je pakket

1. Stuur een e-mail naar [email protected] met je bedrijfsnaam en het gewenste pakket (Starter, Pro of Bedrijf).
2. Wij regelen de wijziging en eventuele prijsaanpassing.
3. Je nieuwe limieten (medewerkers, accounts) zijn direct actief.

Wat verandert er?

• Starter — tot 5 medewerkers, 1 planner-account.
• Pro — tot 15 medewerkers, 3 planner-accounts + klussen vastzetten + capaciteitsoverzicht.
• Bedrijf — onbeperkt medewerkers en accounts.

Eerste keer opstarten

De eerste keer dat je inlogt, begeleidt PlanWinst je met een wizard van 5 stappen. Zo staat je bedrijf in een paar minuten klaar.

De 5 stappen

1. Profiel — kies waar je bedrijf goed in is (bijv. hekwerkbedrijf, zonnepanelen of klusbedrijf), of stel je eigen kwaliteiten in.
2. Werkdag — hoe lang duurt een werkdag, hoe laat beginnen jullie en waar staat de zaak (voor reistijd).
3. Kwaliteiten — je ziet de kwaliteiten uit je profiel en kunt er direct extra toevoegen.
4. Medewerkers — voeg je team toe met woonplaats, kwaliteiten en werkdagen.
5. Klaar — een samenvatting en je gaat naar de pot.

Liever meteen zelf aan de slag? Klik op Overslaan rechtsboven in de wizard — je kunt alles later instellen in Beheer.

Kwaliteiten

Een kwaliteit is waar iemand goed in is: bijv. Hekwerk, Elektro of Timmerwerk. PlanWinst gebruikt kwaliteiten om de juiste monteur aan de juiste klus te koppelen.

Waar zie je ze?

• Op een werkbon — je vinkt aan welke kwaliteiten de klus nodig heeft (meerdere mag).
• Bij een medewerker — je vinkt aan welke kwaliteiten hij/zij heeft. Eén monteur kan meerdere kwaliteiten hebben.
• In Beheer — de lijst met kwaliteiten van je bedrijf; je kunt er zelf toevoegen of verwijderen.

Hoe matcht de planner?

Een klus gaat naar een monteur die alle benodigde kwaliteiten heeft. Heeft een klus Hekwerk + Elektro nodig, dan moet die monteur beide kunnen — of er moeten twee mannen met die kwaliteiten aan de klus.

Afspraken op het bord

Naast werkbonnen kun je ook eigen afspraken op de planning zetten: een vergadering, een oplevering, een klus-uitje — alles wat tijd inneemt maar geen werkbon is.

Zo zet je een afspraak

1. Klik op de knop Afspraak boven het planbord.
2. Vul de titel in (bijv. 'Vergadering op de zaak'), kies de dag en de tijden.
3. Kies voor wie: iedereen, of alleen bepaalde medewerkers. En kies een kleur.
4. Klik Plaatsen — de afspraak staat op het bord.

Verplaatsen & bewerken

• Sleep de afspraak naar een andere dag of persoon. Een afspraak voor 'iedereen' blijft voor iedereen gelden.
• Klik op de afspraak om alles aan te passen: naam, dag, tijd, kleur en voor wie. Verwijderen kan ook in dat scherm.

Een week op slot zetten

Is een week definitief? Zet hem dan op slot. Dan kan er niets meer in die week worden gewijzigd: geen kaartjes verplaatsen, geen vrije dagen, geen afspraken — ook niet per ongeluk.

Zo werkt het

1. Kijk boven het planbord naar de week-knoppen.
2. Klik op het oog-icoon van de week die je wilt vergrendelen.
3. Bevestig — de week staat op slot en de kolommen krijgen een slot-markering.

Wil je toch iets aanpassen? Klik nogmaals op het oog om het slot eraf te halen, pas aan, en zet het slot terug.